TÜRK ÜNİVERSİTELİ KADINLAR DERNEĞİ

ŞUBE ZİYARETİ YÖNERGESİ

Genel Başkan’ın Şube Ziyareti Yönergesi

1) Genel Başkan’ın şube ziyareti, ilgili Şube Başkan’ının daveti veya Genel Merkez Yönetim Kurulu’nun gördüğü lüzum üzerine, ziyaretin amacı üzerinde karşılıklı görüşmeler ile planlanır.

2) Genel Başkan’ın ziyaret edeceği şube yönetim kurulu tarafından, ziyaret öncesinde, ziyaret süresince uygulanacak program, ziyaretin amacı, birlikte yapılacak protokol ziyaretleri, şube içinden ve dışından tanışılacak kişiler vb. belirlenir ve bildirilir.

3) Şube ziyareti sırasında Genel Başkan’ın konaklayacağı yer belirlenir, ziyaret edeceği yerlere ulaşımı planlanır ve ulaşım sırasında kendisine eşlik edecek bir kişi görevlendirilir.

4) Birlikte yapılacak protokol ziyaretinin amacı, yapılacak talepler ve/veya önerilecek ortak projeler konusunda Genel Başkan’a ziyaret öncesi yazılı olarak bilgi verilir.

5) Ziyaret sırasında yapılacak etkinlikte konuşmacı bir konuk olması halinde bu kişi ile ilgili Genel Başkan bilgilendirilir ve onayı alınır.

6) Genel Başkan’ın şube ziyareti sırasında şube yönetim kurulu üyelerinin, ilgili şube üyelerinin ve davet edilen konukların bilgilenmeleri ve katılımı sağlanır.

7) Ziyaret sırasında davet edilen konukların ne amaçla davet edildikleri ve kim oldukları konusunda Genel Başkan bilgilendirilir.

8) Planlanan etkinlikte önceden belirlenmiş konuklar varsa, Genel Başkan’a öncelikle bu kişiler, daha sonra üyeler ve diğer konuklar tanıştırılır. Toplantıya daha sonra dahil olan üyelerin kendilerini tanıtmaları sağlanır.

9) Toplantı öncesi, ilgili şube başkanı, Genel Başkan’a eşlik eden GMYK üyelerini ve varsa geçmiş dönem Genel Başkan’larını katılımcılara tanıtır.

10) Yemek veya toplantı oturma düzeni Genel Başkan, varsa geçmiş dönem başkanları, varsa protokol ve takiben GMYK 2.başkanları, Genel Sekreter, Genel Sayman, şube başkanları dikkate alınarak önceden belirlenir.

11) İkram süreci tamamlandıktan sonra, ziyaretin kayıt altına alınması için resim veya video çekimi yapılır. Alınan kayıtlar Genel Merkez sekreterliği ile paylaşılır.

12) Ziyaret sonrasında, ziyaretin akışı, protokol ziyareti sırasında yapılan talebe alınan yanıt, Genel Başkana’a yazılı bir rapor olarak bildirilir.