TÜRK ÜNİVERSİTELİ KADINLAR DERNEĞİ

STRATEJİK PLANLAMA VE KALİTE YÖNETİMİ YÖNERGESİ

MADDE 1- Amaç

Bu yönergenin amacı TÜKD’nin tüzüğünde belirlenen amaçlara uygun faaliyetleri etkin ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için şubeleriyle koordinasyon halinde iç ve dış çevre değerlendirmelerine dayalı stratejiler ve eylem planları geliştirmesini ve yönetim süreçlerini iyileştirmesini mümkün kılacak stratejik planlama ve kalite yönetimi çalışmalarının ilke ve esaslarını düzenlemektir.

Stratejik planlama ve kalite yönetimi yaklaşımı içinde hazırlanan eylem planları, TÜKD’nin şubeleriyle uyumlu bir bütün halinde görünürlüğünü, tanınırlığını arttıracak, daha etkili projeler geliştirmesini ve yürütmesini sağlayacaktır. 

MADDE 2- Tanımlar

2.1. Stratejik Planlama: Stratejik planlama bir kurumun kendi kimliğini, varoluş sebebini, olmazsa olmaz değerlerini, ulaşmayı arzu ettiği nihai hedefleri, belli başlı stratejik amaçlarını ve stratejilerini gözden geçirdiği ve geleceğe daha etkili hazırlanmasını sağlayan bir süreçtir. Sadece özel ticari kuruluşlar için değil, kamu kuruluşları ve sivil toplum kuruluşları için de çok yararlı bir süreç olduğu kabul edilmektedir.

2.2. Kalite Yönetimi: Kalite yönetimi, bir kurumun faaliyetlerini gerçekleştirirken kullandığı tekrarlayan nitelikteki iş süreçlerinin etkinlik ve verimliliğini arttırmak için,  halen kullanılmakta bulunan iş süreçlerinde yapılabilecek iyileştirmeleri tespit eder; daha az emek ve maliyetle daha yüksek verim sağlayacak iş yapma yöntemleri ile bunları destekleyen bilgi formlarını düzenleyerek yazılı hale getirir; kurum birimlerinin standart yönergelerden ve formlardan yararlanmalarını mümkün kılar.  

Standart yönerge ve formlar birimler arasındaki uyum ve iletişimi güçlendirir, planlama, kontrol ve raporlamada kolaylık sağlar; paydaş değerlendirmelerine uygun olarak süreçlerin iyileştirilmesini mümkün kılar.

MADDE 3- Sorumluluklar

3.1. GM Stratejik Planlama ve Kalite Yönetimi Komisyonu: TÜKD’nin stratejik planlama faaliyetlerinin bu yönergedeki esas ve ilkelere uygun olarak yürütülmesinden GM Yönetim Kurulu’na karşı GM Stratejik Planlama ve Kalite Yönetimi Komisyonu sorumludur. Bu komisyon GM Yönetim Kurulu üyeleri arasından görevlendirilecek Sorumlu Üye başkanlığında tüm şubelerin yönetim kurulu başkanları ve şube yönetim kurullarınca görevlendirilecek en az bir temsilcinin katılımı ile oluşturulur. TÜKD Genel Başkanı diğer komisyonlarda olduğu gibi bu komisyonun da doğal üyesidir.

3.2. GM Stratejik Planlama Komisyonu Koordinatörü: Komisyon çalışmalarının genel merkez ve şubeler arasında uyumlu bir şekilde yürütülmesinden, Komisyon Koordinatörü sorumludur. GM Sorumlu YK üyesi Komisyon Koordinatörü olarak görev yapabilir ya da komisyon üyeleri arasından bir koordinatör görevlendirilir. Koordinatör komisyon çalışmalarını GM Sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ile yakın iletişim içinde yürütür.  

Komisyon Koordinatörü Şube Başkanları ve şubelerden görevlendirilen komisyon üyeleri ile iletişim halinde kalarak plan doğrultusunda şubelerin üzerinde çalışmaları istenen konuları ve geribildirimde bulunmaları gereken tarihleri bildirir, gelen geribildirimleri toplayarak raporlar ve çalışmaların planlandığı şekilde ilerlemesini sağlar. Komisyon çalışmalarının sonuçları Koordinatör tarafından GMYK ile paylaşılır. Nihai kararlar GMYK inisiyatifindedir. 

3.3. Şube Başkanları ve Şube Temsilcileri: Şube Başkanları ve diğer komisyon temsilcileri, Komisyon Koordinatörünün başlattığı çalışmaların Şube Yönetim Kurullarında görüşülmesi, karara bağlanması ve yürütülmesinden, şubeleri ile Genel Merkez arasındaki bağlantının sürekliliğinin sağlanmasından sorumludurlar.

Şube Başkanları Komisyonun asli üyeleri olarak hem TÜKD’nin tamamına ilişkin çalışmaları izler, katkıda bulunur, hem de komisyonda alınan kararlar doğrultusunda kendi şubelerinin stratejik planlama ve kalite yönetimi çalışmalarını planlar, yürütür ve denetimini yaparlar. Komisyondaki görevlerini yerine getirmekten GM Yönetim Kurulu’na karşı sorumludurlar.

MADDE 4– Yöntem

Stratejik planlama ve kalite yönetimi çalışmaları Genel Merkez ve Şubelerin ortak çalışması ile katılımcı bir biçimde, aşağıdan yukarı bilgi, deneyim ve önerilerin paylaşılması yoluyla, adım adım eşgüdümlü bir biçimde yürütülür. 

Komisyon Koordinatörü, şubelerden bildirilen üyelerle iletişim sağlamak üzere oluşturulan WhatsApp ve e-posta gruplarını kullanır ve Yönetim Kurulu’nda alınan kararlar doğrultusunda stratejik planlama ve kalite yönetimi çalışmalarını yürütür. Komisyonun raporları GMYK toplantılarında görüşülerek karara bağlanır. Gerek görüldüğünde Komisyon Koordinatörü Şube Başkanları toplantılarında sunum yaparak işbirliğinin geliştirilmesini sağlar.

MADDE 5-  GM Stratejik Planlama ve Kalite Yönetimi Adımları

  1. Komisyonun yıllık stratejik planlama ve kalite yönetimi yol haritasının belirlenmesi ve şubelerin bu haritaya uygun çalışmalarının yönlendirilmesi;
  2. En az üç yılda bir genel merkez ve şubelerin durum analizi yaparak derneğin değer, misyon ve vizyon bildirimlerinin, stratejik faaliyet alanlarının ve stratejilerinin gözden geçirilmesinin sağlanması;  
  3. Her yıl Aralık ayı sonuna kadar şubelerin bir sonraki yılın hedeflerini belirlemelerinin ve yıllık eylem planları (Bkz. Şube Eylem Planı Formu) ile geçmiş yılın faaliyet raporlarını (Bkz. Şube Faaliyet Raporu Formu) hazırlayarak Komisyon Koordinatörü aracılığı ile GMYK’na iletmelerinin sağlanması;
  4. Dernek paydaşlarının beklenti ve memnuniyetlerini ölçmek üzere geliştirilen üye beklenti anketi (Bkz. TÜKD Üye Beklenti Anketi Formu) ile bursiyer beklenti anketinin (Bkz.TÜKD Bursiyer Beklenti Anketi Formu) her yıl Mayıs ayı içinde Şubelerin üyelerine ve bursiyerlerine uygulamasının sağlanması;
  5. Anket sonuçlarının Komisyon Koordinatörü’nün öncülüğünde uygun biçimde raporlanması ve GMYK ile paylaşılmasının sağlanması;
  6. Genel merkez ve şubelerin komisyonun kabul ettiği öz değerlendirme kriterlerine uygun olarak kendi performanslarını gözden geçirmelerinin ve standart bir rapor (Bkz. TÜKD Öz Değerlendirme Raporu  Formu) hazırlayarak GMYK ile paylaşmalarının sağlanması;
  7. Standartlaştırma gerektiren dernek süreçlerinin tespiti, sorunların irdelenmesi ve süreçleri iyileştirecek yönergelerin ve formların hazırlanması ;
  8. Her yıl şubelerden, üyelerden, bursiyerlerden ve komisyonlardan toplanan geribildirimlere dayanarak, mevcut yönergelerin ve formların gözden geçirilmesi; gerekli iyileştirmelerin düzeltmelerin yapılması;
  9. Kalite Yönetim Sistemi belgelendirme çalışmalarının usulüne uygun yürütülmesi;  
  10. Her yıl Haziran ayı sonunda bir GM Komisyonu Faaliyet Raporu (Bkz. GM Komisyon Faaliyet Raporu Formu)  ve Ekim ayı başında bir Komisyon Eylem Planı (Bkz. GM Komisyonu Eylem Planı Formu) hazırlanarak GMYK’na sunulması.

MADDE 6– Yürürlük ve Yürütme

Bu yönerge 12/06/ 2020 tarihli GMYK toplantısında onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Yürütmesinden Genel Merkez Yönetim Kurulu ve Şube Başkanları sorumludur.

İlgili Formlar:

Şube Eylem Planı Formu
Şube Faaliyet Raporu Formu
GM Komisyonu Eylem Planı Formu
GM Komisyonu Faaliyet Raporu Formu
TÜKD Üye Beklenti Anketi Formu
TÜKD Bursiyer Beklenti Anketi Formu
TÜKD Öz Değerlendirme Raporu Formu