TÜRK ÜNİVERSİTELİ KADINLAR DERNEĞİ

ÖRGÜTSEL AFET YÖNETMELİĞİ

1. Amaç ve Kapsam:

Bu yönetmeliğin amacı ülkemizin herhangi bir bölgesinde olası bir afet durumunda afet koşullarında eğitim ve barınma şartlarını kaybeden, maddi ve manevi zarar gören, afet bölgesinden tahliye edilmesi gereken ve rehabilitasyona ihtiyaç duyan  bursiyerlerimizi tahliye, yeniden yerleştirme ve rehabilitasyon için hızlı işleyecek bir destek sistemi kurulması için afet öncesi hazırlık, afet anı müdahale ve afet sonrası rehabilitasyon süreçlerinin düzenlenmesidir.

Bu yönetmelik, 31 şube, 2300 üye ve 2000  bursiyerden oluşan TÜKD için sistemsel olarak ; afet öncesi hazırlık, afet anı müdahale ve afet sonrası rehabilitasyon süreçlerini kapsar. 

Temel odak; eğitimde kesintisiz sürdürülebilirlik ve toplumsal cinsiyet duyarlı afet yönetimidir.

2. Afet Yönetim Yapısı:

Kademeli Koordinasyon şeklinde yürütme planlanmıştır.

Kademeli koordinasyon, derneğimizin çok katmanlı yönetimsel yapısına uygun  olarak olağanüstü durumlarda, merkezi yönetim ile Şubeler arasında iş birliğini, karar almayı ve bilgi akışını, belirli bir hiyerarşi ve sıra gözeterek yürütmesini ifade etmektedir.

 Merkezi Afet Koordinasyon Kurulu (MAKK):

Genel Başkan ve 5 asil üyeden oluşur. 31 şubenin kaynak (insan gücü, ayni/nakdi yardım) konsolidasyonunu yapar.

 Bölgesel Odak Şubeler: Türkiye coğrafi olarak 5 bölgeye ayrılır. Her bölgeden bir "Koordinatör Şube" belirlenir. Bu şube, kendi bölgesindeki diğer şubelerin durumunu MAKK’a raporlar.

 Bursiyer Takip Birimi: Her şubede, bursiyer sayısıyla orantılı (yaklaşık her 20 bursiyere 1 sorumlu) "Bursiyer Rehberleri" atanır.

3. Veri Güvenliği ve "Akıllı Arşiv"

 Bursiyer İzleme Matrisi:

2000 bursiyerin güncel iletişim, ikamet ve aile durum bilgileri KVKK uyumlu bulut sisteminde tutulur. Afet anında "tek tıkla" bölgedeki bursiyer listesi dökülebilir olmalıdır.

 Üye Yetkinlik Envanteri: 2000 üye arasından doktor, psikolog, avukat, mühendis ve lojistik uzmanı olanlar önceden gruplandırılır.

 Afet anında bu "Gönüllü Uzman Havuzu" na çağrı yapılır.

4. Operasyonel Hazırlık (Eylem Planı)

Bu bölüm, 31 şubenin eşgüdümü için şu 3 aşamadan oluşur:

 T+0 (İlk 6 Saat): MAKK toplanır. Bölge Odak Şubeleri aracılığıyla "Durum Tespit Anketi" dijital olarak (SMS/App) üye ve bursiyerlere iletilir.

 T+24 (İlk Gün): Ulaşılamayan bursiyerlerin tespiti için saha ekipleri (afet dışı şubelerden) yönlendirilir.

 T+72 (Üçüncü Gün): Lojistik ve psikososyal destek hattı devreye alınır.

5. Bursiyer Koruma Protokolü:

"Kardeş Şube Sistemi" benimsenmiştir.

KARDEŞ ŞUBE SİSTEMİ AMAÇ ve KAPSAMI ;

Kardeş şube sistemi, olası bir afet durumunda yüksek riskli bölgeler ile güvenli bölgelerdeki şubelerin birbiriyle eşleştirilmesine dayanan bir dayanışma ve operasyonel destek modelidir.

Bu sistemin temel işleyişi şu unsurları kapsar:

a) Stratejik Eşleşme: Afet riski taşıyan şubeler ile onlara lojistik destek sağlayabilecek farklı risk gruplarındaki güvenli şubeler eşleştirilir.

b) Veri  İkizleme  :Her şube, bursiyer listesini ve üye yetkinlik envanterini şifreli olarak kardeş şubesiyle paylaşır; ana sistemlerin çöktüğü durumlarda kardeş şube takibi devralır.

 c)Mali Koruma Kalkanı: Afet bölgesindeki şubenin hesaplarına erişim kesildiğinde, kardeş şube Genel Merkez onayıyla bursiyer ödemelerini kendi bütçesinden ya da acil fonlardan kesintisiz sürdürür. Kardeş Şubenin bütçesinde yeterli fon oluşmadıysa GMYK kararı ile eksik kısımın tamamlanması için GM bütçesinden takviye yapılır.

 Barınma ve "Misafir" Statüsü: Afet nedeniyle yerinden edilen bursiyerler, gittikleri şehirdeki kardeş şubeye doğrudan transfer edilerek evrak beklenmeksizin barınma, yemek ve mentorluk gibi misafir haklarından yararlandırılır.

 Afet bölgesinde evi/yurdu hasar gören TÜKD bursiyerlerinden;

 tahliye edilmesi gerekenler, eşleşen kardeş şubeler tarafından yerel kamu kuruluşları veya gönüllü üye evlerine yerleştirilir.

 Akademik Mentorluk: Eğitimi aksayan bursiyerlere, TÜKD üyeleri arasından kendi bölümlerine uygun "Akademik Mentor" atanarak ders kaybı telafi edilir.

 Eğitim Sürekliliği Fonu: Genel Merkez ve Şube bütçelerinin %5'i her yıl bu fon için ayrılır. Afet anında burs miktarı 6 ay süreyle "Acil Destek" artışıyla ödenir.

6. İletişim ve Savunuculuk

 Tek Seslilik: 31 şubenin sosyal medya hesapları, afet süresince Genel Merkez’in onayladığı "Ortak İletişim Seti" ni kullanır.

Ortak iletişim seti ; afet durumunda bilgi kirliliğini önlemek, bilgi akışını hızlandırmak ve dış dünyaya "tek seslilik" le kurumsal bir duruş sergilemek amacıyla Genel Merkez tarafından önceden hazırlanan standartlaştırılmış mesaj, şablon ve yönergeler bütünüdür.

Sadece Genel Merkez tarafından onaylanan resmi veriler ve teyit edilmiş yönlendirmeler paylaşılacaktır.

 Sosyal medyada kaynaksız, paniğe yol açabilecek veya doğrulanmamış hasar/durum bilgileri kesinlikle paylaşılmayacaktır.

 Yerel Katılım: Her şube başkanı, kendi ilindeki İl Afet Risk Azaltma Planı (İRAP) toplantılarına gözlemci veya katılımcı olarak girmek için resmi başvuruda bulunur.

7. Yürürlük ve Denetim

 Masa Başı Tatbikatı: Her yıl Ekim ayında (Akademik takvim başı) 31 şube başkanının katılımıyla dijital bir afet senaryosu simüle edilir.

 Güncelleme: Yönetmelik, her yıl bursiyer ve üye sayısındaki değişimlere göre (mevcut 2000/2000 dengesi korunarak) revize edilir.

EK-1:TÜKD Kardeş Şube Stratejik Matrisi

TÜKD KARDEŞ ŞUBE STRATEJİK EŞLEŞME MATRİSİ

Afetzede/Risk altındaki Şube            Kardeş Şube                    Eşleşme Gerekçesi/Strateji

İstanbul Şubeleri                           Ankara Şubeleri ve Eskişehir        Üye ve Bursiyer sayısı 

                                                                                                             İdari ve lojistik kapasite

                                                                                                             Farklı bir fay hattı

                                                                                                             Güvenli hat

İzmir-Karşıyaka-Aydın                 İstanbul Şubeleri                           Ege bölgesi yoğunluğunu

                                                                                                              Dengelemek

                                                                                                              Veri yedekleme ağı

Hatay-Gaziantep-Adana           Antalya-Konyaaltı-Isparta         Akdeniz koridoru üzerinden

                                                                                                               Karayolu ile en hızlı ulaşım

                                                                                                               Güvenilir üsler mevcut

Kocaeli-Bursa-Yalova                 Bolu-Kastamonu                          Kuzey Anadolu Fay hattı

                                                                                                               Üzerindeki illere en yakın iç

                                                                                                               Kesim güvenli geçiş koridoru

Edirne-Tekirdağ-                                     Bursa                                       Yakın Çevre  desteği

Lüleburgaz -Uzunköprü            

Samsun-Kastamonu-Amasya    İzmir -Karşıyaka -Aydın      Karadeniz kıyı  şeridindeki

                                                                                                                 Olası afetlerde   uzman gönüllü                 

                                                                                                                 Havuzuyla destek verebilecek

                                                                                                                 Uzak hat

Eskişehir-Konya-Ankara        Antalya-Konyaaltı-Mersin        Akdeniz güvenli lojistik destek

                                                                                                                Açısından en merkezi yer

Antalya-Konyaaltı-                          Trakya Şubeleri  -Yalova-Kocaeli                Güvenli Hat

Isparta -Konya                                           

Eşleşmeler, zaman içinde , değişen durumlara göre revize edilebilir. GMYK tüm yönetmeliklerde olduğu gibi karar mercidir.

Eşleşmeleri uygularken dikkat edilmesi gereken hususlar:

1. İki Yönlü (Çapraz) Çalışma: Matristeki eşleşmeler sadece tek taraflı değildir; örneğin İstanbul risk yaşarsa Ankara destek olur, Ankara veya çevresinde olağanüstü bir durum olursa İstanbul şubeleri devreye girer.

2. Kapasite Dengelemesi: Küçük şubeler (örneğin daha az üye/bursiyere sahip iller) kendi bölgelerindeki en yakın güçlü şubelerle kümelendirilerek ortak bir havuz yönetimi oluşturulabilir.