TÜRK ÜNİVERSİTELİ KADINLAR DERNEĞİ

PROJE ÇALIŞMALARI YÖNERGESİ

MADDE 1- AMAÇ

Yönergenin amacı, derneğin proje geliştirme kapasitesini arttırmak, proje komisyonlarının işleyişini kolaylaştırmak ve proje çalışmaları açısından şubeler arasında uygunluk ve işbirliği sağlamak üzere, proje çalışmaları için öngörülen yetki ve sorumluluklar ile her aşamada izlenmesi uygun olan ilke ve esasları belirlemektir.

MADDE 2- PROJE TANIMI

Proje, derneğin tekrarlayan nitelikteki olağan faaliyetleri dışında kalan, derneğin tüzük ve amaçlarına uygun olarak belirli bir hedefe yönelik planlanan, bir başlangıç ve bitiş tarihi olan birbirine bağlı etkinlikler bütünüdür.

MADDE 3- PROJE ÇEŞİTLERİ

3.1. Kapsamına göre

3.1.1. Uluslararası proje: Proje paydaşları ve/veya faaliyetleri itibariyle ulusal sınırları aşan, birden fazla ülkenin sınırlarına giren kapsama sahip projedir.

3.1.2. Ulusal proje:  Proje paydaşları ve/veya faaliyetleri itibariyle ulusal sınırlar içinde kalan kapsama sahip projedir.

3.1.3. Yerel proje:  Proje paydaşları ve/veya faaliyetleri itibariyle bir il veya ilçe sınırları içinde kalan kapsama sahip projedir.

3.2. Mali kaynağına göre:

3.2.1. Hibe destekli proje: Uluslararası veya ulusal bir kuruluşun belli bir programa uygun olarak verdiği hibe desteğinden yararlanmaya hak kazanmış projedir (Örnek: BM projesi, Avrupa Birliği projesi; Kalkınma Ajansı projesi)

3.2.2. Kamu kuruluşu veya STK destekli proje: Ulusal veya uluslararası düzeyde bir kamu kuruluşunun veya bir STK’nın açtığı bir hibe çağrısı veya farklı bir destekten yararlanmaya hak kazanmış bir projedir (Tarım ve Ormancılık Bakanlığı destekli proje, Sabancı Vakfı destekli proje, Bina Roy Projesi)

3.2.3. Özel sektör destekli proje: Ulusal veya uluslararası düzeyde bir özel sektör kuruluşunun açtığı bir hibe çağrısı veya farklı bir destekten yararlanmaya hak kazanmış bir projedir (Turkcell destekli proje, Koç Holding destekli proje)

3.2.4. Özkaynağa dayalı proje: Herhangi bir mali destekten yararlanmadan, tamamen kurumun kendi kaynakları ile gerçekleştirdiği projedir.

3.3. Paydaş yapısına göre:

3.3.1.Kamu ortaklı proje: Ortakları arasında bir veya birden fazla kamu kuruluşu bulunan projedir.

3.3.2. STK ortaklı proje: Ortakları arasında bir veya birden fazla sivil toplum kuruluşu bulunan projedir.

3.3.3. Özel sektör ortaklı proje: Ortakları arasında bir veya birden fazla özel sektör kuruluşu bulunan projedir.

3.3.4. Çok ortaklı proje: Birden fazla kuruluşun ortak olduğu projedir.

3.3.5. Ortaksız proje: Bir kuruluşun kendi başına yürüttüğü projedir.

3.4. Seviyesine göre:

3.4.1. Genel Merkez (GM) projesi: GM Yönetim Kurulu ve/veya GM Proje Komisyonu tarafından planlanan ve yürütülen projedir. Bu projenin kapsamındaki faaliyetler şubeleri de içine alabilir.

3.4.2. Şube projesi: Şube Yönetim Kurulu ve/veya Şube Proje Komisyonu tarafından planlanan ve yürütülen projedir. Bu projenin kapsamındaki faaliyetler TÜKD’nin başka şubelerini de içine alabilir.

MADDE 4- PROJE YÖNETİMİ SORUMLULUKLARI

Proje çalışmalarının yönetimi birbirine bağlı iki seviyede oluşturulmuştur:

4.1. GM Proje Komisyonu: GM Proje Komisyonu, Komisyon Sorumlusu GM Yönetim Kurulu üyesi ile Komisyon Koordinatörü ve şubeler tarafından görevlendirilen en az bir komisyon temsilcisinden oluşur. Şube temsilcileri kendi şubelerinin Proje Komisyonu Başkanı olarak görev yaparlar. GM Proje Komisyonu Koordinatörü ve Sorumlu YK üyesi GM Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilirler. Görev süreleri üç yıldır. GM projeleri ile ilgili nihai karar yetkisi GM Yönetim Kurulu’na aittir.  

Bu komisyonun görevi, kadın ve kız çocuklarını ilgilendiren toplumsal sorunlara çözüm üreten uluslararası, ulusal ve yerel projeler yazılmasını ve gerçekleştirilmesini teşvik etmek; GM ve şubelerin ortak veya tek başlarına proje yapma yeteneklerini geliştirecek çalışmalar yapmak; amaçlara uygun projelere ortak olunmasını sağlamak, GM’in üstlendiği projeleri yürütmek; şubelerin proje işlemleri ile ilgili koordinasyonu gerçekleştirmek; ve şubelerin ortak olduğu projeler için protokol onayı vermektir. GM Proje Komisyonu çalışma dönemi eylem planını (Bkz. GM Komisyonu Eylem Planı Formu) her yıl Ekim ayı başında GMYK’na sunar. 

4.2. Şube Proje Komisyonu: Şubelerin bünyesinde projeler geliştirmek ve yürütmek üzere Şube Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilen çalışma gruplarıdır. Şube Proje Komisyonu Başkanı grubun yönlendirilmesini yapar ve Şube Yönetim Kuruluna karşı sorumludur; ayrıca GM Proje Komisyonu’nda şube temsilcisi sıfatıyla görev yapar. Şubenin yürüteceği projeler ile ilgili nihai karar yetkisi Şube Yönetim Kurulu’na aittir. GM onayı gerektiren projelerde protokol onayı almak Şube Başkanının sorumluluğundadır.

MADDE 5- PROJE AŞAMALARI

5.1. PROJE FİKRİ GELİŞTİRİLMESİ

Sürecin ilk adımı olan ve çok değişik kaynaklardan gelebilecek proje fikri derneğin içinden, diğer şubelerin örnek projelerinden, proje ortaklarından veya hibe çağrılarının konuları arasından esinlenerek geliştirilebilir. Genel Merkez Proje Komisyonu iletişim ağı, proje fikirlerinin, başarılı proje örneklerinin ve hibe programlarının paylaşılması yoluyla proje fikirlerinin oluşturulmasını teşvik eder ve hızlandırır.

Proje çalışmalarının fiilen başlatılması için GM proje fikrinin GM Yönetim Kurulu’nda, Şube proje fikrinin Şube Yönetim Kurulu’nda görüşülerek karar alınması ve Proje Komisyonu’na yetki verilmesi gerekir.

5.2. PROJE ORTAKLARININ BELİRLENMESİ

Geliştirilen proje fikrinin başarıyla gerçekleştirilebilmesi için proje faaliyetlerine katkı vermesinde yarar bulunan ve projeye katılmayı kabul eden özel, kamu veya sivil toplum kuruluşları projenin ortaklarıdırlar. Güçlü bir proje güçlü ortaklar tarafından desteklenen projedir. GM Proje Komisyonu Koordinatörü / Şube Proje Komisyonu Başkanı projenin geliştirilmesi aşamasında yönetim kurullarında da görüşülerek uygun görülen ortaklarla temas kurarak proje teklifini götürür. Proje ortakları projenin geliştirilmesi, yazılması ve yürütülmesi aşamalarının her birinde uygun şekilde bilgilendirilir, görüşleri alınır, proje etkinliklerine davet edilir ve kendilerine proje raporları sunulur.

5.3. PROJE EKİBİNİN OLUŞTURULMASI

Projenin koordinasyonu için dernek üyeleri arasından ve ortak kurumların temsilcilerinden bir proje ekibi oluşturulur ve aralarında bir işbölümü yapılır. Projenin yürütülmesinden yönetime karşı sorumlu olacak kişiye Proje Koordinatörü veya Proje Yürütücüsü denir. Proje Koordinatörü projenin ihtiyaçlarına uygun olarak ekibin içinden en az bir sekreter ve bir sayman görevlendirir. Proje ekibinin hızlı iletişimi için tercihe göre e-posta grubu ve/ veya WhatsApp grubu oluşturulur.

5.4. PROJE PROTOKOLÜNÜN HAZIRLANMASI

Ortakları olan projeler için projeye başlanmadan önce proje protokolü hazırlanır ve ilgili kurum yöneticilerinin imzasına açılır. Proje protokolü ortak kurumların projede yüklendikleri iş ve işlevlerle ilgili taahhütlerini içerir. Protokol proje ekibinin koordinasyonu içinde hazırlandıktan sonra proje paydaşlarının imzasına açılır. Şubelerin ortak olacağı projeler için Madde 5.5.’de anlatılan prosedür uygulanır.

5.5. PROJE PROTOKOLÜNÜN İMZALANMASI

Şubeler kurumsal ortaklarla protokole dayalı projelerini GM Yönetim Kuruluna onay için sunarak Şube Başkanı’na protokol imzası için yetki talep ederler. Proje önerisi GM Yönetim Kurulu kararı ile onaylanır ve Şube Başkanına protokole imza atma yetkisi verilir. Protokole dayanmayan projeler başlatılmadan önce de, Proje Özeti Formu doldurularak GM Proje Komisyonu Koordinatörü ve onun aracılığı ile GM Yönetim Kurulu’na bilgi verilir. GM Yönetim Kurulu dernek tüzüğü ve amaçlarına uygun olmadığına karar verdiği projeleri durdurma yetkisine sahiptir.

 5.6. PROJE ARA RAPORUNUN VE NİHAİ RAPORUN PAYLAŞILMASI

Hibeye dayalı şube projelerinin ara rapor ve nihai rapor gerekliliklerine uygun olarak hazırlanan raporlar GM Proje Komisyonu Koordinatörü aracılığı ile GM Yönetim Kurulu ile paylaşılır. Bu tür gerekliliklerin olmadığı durumlarda da Proje Özeti Formunun sonuç ve kazanımlarla ilgili bölümleri doldurularak aynı yöntemle bilgi verilir. GM projeleri için de Proje Koordinatörü veya Yürütücüsü tarafından hazırlanan ara rapor ve nihai raporların, aynı yöntemlerle GM Proje Komisyonu Koordinatörü aracılığı ile yönetime sunulması gerekir. Koordinatörün önerisi üzerine GM Yönetim Kurulu uygun gördüğü projelerin raporlarının WEB sayfasında yayımlanmasına karar verir.   

5.7. PROJE MODELİNİN ŞUBELERLE PAYLAŞILMASI

Genel Merkezin ve Şubelerin gerçekleştirdiği başarılı projelerin modelleri GM Proje Komisyonunun iletişim ağı aracılığı ile diğer şubelerle paylaşılır ve komisyon üyelerinden gelebilecek sorular cevaplandırılır. Bu şekilde iyi proje fikirlerinin yerel ölçekte kalmaması, tekrarlanarak yaygınlaşması ve yaratılan faydanın çoğaltılması sağlanır.

MADDE 6- PROJE HİBELERİ /DESTEKLER İLE İLGİLİ BİLGİLERİN PAYLAŞILMASI

Derneğin proje konuları ile ilgili alanlarda çeşitli kurum ve kuruluşlarca yapılan hibe programı çağrıları ve benzeri destek programları Genel Merkez Proje Komisyonu üyeleri tarafından aktif biçimde araştırılır ve iletişim ağı içinde hızlıca paylaşılarak yararlanabilecek şubelerin proje hazırlamaları teşvik edilir.

MADDE 7- PROJE YAZMA EĞİTİMLERİNE KATILIMIN TEŞVİK EDİLMESİ

GM Proje Komisyonu üyelerinin gayretleri ve Şube Yönetim Kurullarının teşviki ile şubelerin üyeleri arasında proje yazma becerilerinin geliştirilmesi için çeşitli kurum ve kuruluşlarca açılan Proje Yazma eğitimlerine ilişkin bilgilerin araştırılması, paylaşılması ve uygun kişilerin katılımı sağlanır.

MADDE 8- PROJE KOMİSYONU DEĞERLENDİRME RAPORU

Genel Merkez Proje Komisyonu Koordinatörü her yıl Haziran ayı sonuna kadar komisyonun çalışmalarını özetleyen, genel merkez ve şubelerin proje çalışmalarını değerlendiren bir rapor (Bkz. GM Komisyonu Faaliyet Raporu Formu) hazırlayarak GM Yönetim Kurulu’na sunar. Raporda Komisyonun gerçekleşen hedefleri ile gerçekleştirilemeyen hedefleri üzerinde durulur ve performansı iyileştirme konusunda tavsiyeler sunulur. Hazırlanan rapor, ilk Şube Başkanları Toplantısı veya Şubelerarası Toplantı’da ilgili gruplarda paylaşılabilir.

MADDE 9- YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME

Bu yönerge 12.06.2020 tarihli GMYK toplantısında onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Yürütmesinden Genel Merkez Yönetim Kurulu ve Şube Yönetim Kurulları sorumludur.

İlgili Formlar:

TÜKD Proje Özeti Formu

GM Komisyonu Faaliyet Raporu Formu

GM Komisyonu Eylem Planı Formu