TÜRK ÜNİVERSİTELİ KADINLAR DERNEĞİ

GENEL MERKEZ KOMİSYONLARI ÇALIŞMA YÖNERGESİ

MADDE 1- AMAÇ

Bu yönergenin amacı, Genel Merkez (GM) Komisyonlarının etkili ve verimli işleyişi için GM Yönetim Kurulu Üyelerinin, komisyon koordinatörlerinin, şube başkanlarının ve şubelerden görevlendirilen komisyon üyelerinin, Genel Merkez sekreterliğinin görevlerini ve tüm tarafların uyması gereken çalışma ilkelerini belirlemektir.

MADDE 2-TANIM

GM Komisyonları TÜKD’nin GM Yönetim Kurulu ile şubelerinin derneğin önemli faaliyet alanlarında birlikte çalışmaları, iş birliği yapmaları, ortak süreçlerde amaç birliği ve standartlaşma sağlamaları için oluşturulmuş çalışma gruplarıdır.

MADDE 3-KOMİSYON YAPISI

GM Komisyonları, GM Yönetim Kurulu üyeleri arasından görevlendirilmiş Sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ile her şubeden görevlendirilmiş en az bir üyenin katılımı ile oluşturulur. Genel Başkan, her komisyonun doğal üyesidir. GM Yönetim Kurulu Sorumlu Üyesi Komisyon Koordinatörlüğünü üstlenebilir ya da komisyon oluşturulduktan sonra komisyon üyelerinden birisi Komisyon Koordinatörü olarak görevlendirilir.

MADDE 4- KOMİSYON GÖREVLERİ

4.1. Genel Başkan: Genel Başkan, her komisyonda doğal üye olarak yer alarak GM Komisyonlarının TÜKD’nin misyonu, vizyonu, değerleri, stratejik faaliyet alanları, stratejileri ve eylem planları ile uyumlu bir şekilde çalışmalarının izlenmesinden ve denetlenmesinden sorumludur. Bu görev çerçevesinde Sorumlu Yönetim Kurulu üyeleri, Komisyon Koordinatörleri ve Şube Başkanlarının yönlendirilmesini, desteklenmesini ve koordinasyonunu sağlar.

4.2. Sorumlu GM Yönetim Kurulu Üyesi: GM Yönetim Kurulu seçiminin akabinde GMYK üyeleri arasında yapılan görev paylaşımında her üye bir veya birden fazla komisyonun sorumlusu olarak görev alır. Bu üyenin esas sorumluluğu komisyon ile GMYK arasındaki koordinasyonu sağlamaktır. GMYK görüş ve kararlarını komisyon üyeleri ile komisyon kararlarını GMYK ile paylaşarak çalışmaların karşılıklı eşgüdüm halinde yürütülmesine yardımcı olur. Komisyon Koordinatörlüğünü de üstlenmiş olması halinde onun görevlerini de yürütür.

4.3. Komisyon Koordinatörü: Komisyon Koordinatörü, ilgili komisyonun amaçlarının belirlenmesinden, üyeler arasında görev paylaşımı yapılmasından, şubelerle ve GM ile iletişim kurulmasından, planlanan çalışmaların yürütülmesinden, sonuçların kontrol edilmesinden ve raporlanmasından GMYK’ya karşı sorumludur. Bu görevlerini Sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ile iletişim ve koordinasyon içinde yürütür.

4.4. Komisyon Üyesi: Şubeleri tarafından belli bir GM Komisyonu içinde görevlendirilen komisyon üyeleri Komisyon Koordinatörü tarafından başlatılan çalışmalarda şubelerini temsilen verilen görevleri yerine getirmek, bu çalışmalarla ilgili Şube Başkanını ve Yönetim Kurulu’nu bilgilendirmek, çalışmalarla ilgili şube görüşlerini ve bilgilerini Komisyon Koordinatörü’ne bildirmek, komisyon üyeleri ile gerekli koordinasyonu sağlamaktan sorumludur.

4.5. Şube Başkanı: Komisyonlarda görevlendirilmiş şube üyelerinin çalışmalarını izlemekten, desteklemekten, gerekli bilgileri sağlamaktan ve komisyonların çalışmaları hakkında şube yönetim kurulunun bilgilenmesini sağlamaktan sorumludur.

4.6. Genel Merkez Sekreterliği: GM Yönetim Kurulu ve Komisyon Koordinatörü’nün talepleri doğrultusunda şubelerle olan iletişimi desteklemekten, gerekli sekreterlik hizmetlerini sağlamaktan sorumludur.

MADDE 5- KOMİSYONLARIN ÇALIŞMA İLKELERİ:

5.1. GM Sekreterliği, GMYK’nun talebi üzerine tüm şubelerden bildirilen komisyon üyelerinin isim, telefon ve e-posta adreslerini ilgili Komisyon Koordinatörleri’ne bildirir.

5.2. Komisyon Koordinatörü, bildirilen komisyon üyelerinin iletişim bilgilerini kullanarak komisyona özgü WhatsApp ve internet iletişim gruplarını oluşturur.

5.3. Komisyon Koordinatörü, her yıl Ekim ayı başında Sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ve Genel Başkan ile koordinasyon halinde, Ekim-Mayıs faaliyet dönemi içinde öncelikli olarak ele alması gereken konuları içeren bir eylem planı hazırlar (Bkz. GM Komisyonu Eylem Planı Formu) ve iletişim grupları üzerinden komisyon üyeleri ile paylaşır.

5.4. Komisyon Koordinatörü ve Komisyon üyeleri iletişim grupları üzerinden bilgi paylaşarak öngörülen program doğrultusunda çalışmalarını başlatırlar ve sürdürürler.

5.5. Komisyon üyeleri kendi Şube Başkanlarını ve Şube Yönetim Kurulunu komisyon çalışmaları konusunda bilgilendirir, ihtiyaç duyulan bilgileri talep eder, görüşlerini alır, şube adına çalışmalara katkıda bulunur ve gerektikçe şubesine rapor verir.

5.6. Komisyon çalışmalarının sonuçları nihai olarak GMYK tarafından karara bağlanır ve uygulamaya konur.

5.7. Şube Başkanları komisyon çalışmaları konusunda görevli komisyon üyelerinden düzenli bilgi alır, talep edilen bilgilerin hazırlanmasını sağlar ve komisyon çalışmalarına dayalı olarak Genel Merkez Yönetim Kurulu’ndan gelen kararları uygulamaya koyar.

5.8. Komisyonun performans değerlendirmesi her yıl Haziran ayı sonunda Sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ve Komisyon Koordinatörü’nün hazırlayacakları faaliyet raporu (Bkz. GM Komisyon Faaliyet Raporu Formu) ile gerçekleştirilir.  Rapor GMYK’na sunulur.

5.9. Değerlendirme sonuçları ve GMYK’nun önerileri yeni eylem planında dikkate alınır, eksik çalışmaların tamamlanması için gerekli çalışmalar yapılır.

5.10. Komisyonlar gerek görülmesi halinde Komisyon Koordinatörleri’nin çağrısı üzerine Sorumlu GM üyesinin bilgisi dahilinde bir araya gelebilir, TÜKD Şubeler arası toplantılarının bir oturumunda toplanmaları planlanabilir.

MADDE 6- YÜRÜRLÜK ve YÜRÜTME

Bu yönerge, GMYK’nun 12.06.2020 tarihli toplantısında onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Yürütmesinden GMYK ve Şube Yönetim Kurulları sorumludur.

İlgili Formlar:

GM Komisyonu Eylem Planı Formu

GM Komisyonu Faaliyet Raporu Formu